Pracownicy działów administracji są ważnym ogniwem funkcjonowania Wielkopolskiego Centrum Onkologii

System funkcjonowania administracji Wielkopolskiego Centrum Onkologii zmierza do tego, aby służyć pacjentom i usprawniać przebieg procedur administracyjnych. Obieg dokumentacji na linii placówka-pacjent, czy sprawny proces rejestracji, wpływają bezpośrednio na komfort pacjenta. Pracownicy działów administracji są ważnym ogniwem funkcjonowania WCO i muszą posiadać merytoryczną wiedzę w różnych zakresach, aby wspierać wszystkie działy, obejmujące różne specjalizacje. Interdyscyplinarność WCO wymaga od przedstawicieli działów administracji szerokiej wiedzy, kompetencji i spójnego zarządzania jednym systemem. WCO to nie tylko ośrodek w Poznaniu, ale także ośrodki w Kaliszu i Pile. Synergia tych trzech ośrodków w obszarze administracji daje gwarancję odpowiedniego realizowania wsparcia dla pacjentów.

Biuro dyrekcji WCO tworzy zgrany zespół składający się z siedmiu osób. Każda z nich odpowiada za konkretny zakres obowiązków. A tych, w placówce przy ul. Garbary nie brakuje. Znają kalendarz każdego z dyrektorów, codziennie wertują setki pism, sprawdzają umowy, prowadzą rejestry, odpisują na maile i odbierają telefony. Zakres ich pracy, jak same mówią, jest zróżnicowany, a żeby tego wszystkiego dopilnować, potrzeba nie lada cierpliwości, skrupulatności i dbałości o szczegóły. Mowa o asystentkach zarządu. Pracownicy Biura Dyrekcji zajmują się m.in. prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej i Kancelarii ds. niejawnych oraz Facebooka, strony internetowej, intranetowej i epuap Wielkopolskiego Centrum Onkologii. Choć ta lista zadań jest dużo dłuższa. Istotną rolę w funkcjonowaniu Centrum odgrywają zwłaszcza: Pani Aleksandra, Diana, Dominika i Weronika. Funkcję kierownika Biura Dyrekcji w Wielkopolskim Centrum Onkologii pełni Aleksandra Szumiłowska. Na co dzień prowadzi gabinet dyrektora Centrum i nadzoruje pracę pozostałych pracowników, w tym asystentek.

- W naszym szpitalu są dwa biura - głównego dyrektora oraz jego zastępców. Pośredniczą one w kontaktach między dyrekcją a personelem, ustalają terminy zebrań, zajmują się ich organizacją, czy pośredniczą w kontaktach Dyrekcji z urzędami. - tłumaczy kierownik Biura Dyrekcji WCO. Trzeba pamiętać, że WCO oprócz głównej siedziby w Poznaniu posiada placówki w Kaliszu i w Pile, co istotnie zwiększa zakres działalności administracyjnej.

Jednym z moich obowiązków jest wspieranie komunikacji z organizacjami pacjentów oraz organizacja ich cyklicznych spotkań. Celem nadrzędnym tych działań jest nie tylko udzielanie informacji, ale również stworzenie przyjaznej atmosfery chorym, którzy niejednokrotnie czują się zagubieni podczas oczekiwania na udzielenie świadczenia. Prowadzenie dialogu z organizacjami pacjentów stanowi niezwykle ważny element działalności. Dzięki takim spotkaniom jesteśmy w stanie na bieżąco poznawać opinie i potrzeby pacjentów oraz wspólnie dążyć do poprawy sytuacji chorych. Oprócz tego do moich zadań należy m.in. prowadzenie dokumentacji, która reguluje nasze zadania statutowe, strukturę organizacyjną, dokumentacji związanej z rejestracją oraz prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej - dodaje Aleksandra Szumiłowska.

Biuro Zastępców Dyrektora odpowiada za komunikację z pacjentami Centrum poprzez formularz kontaktowy: [email protected] na stronie www.wco.pl. Zapytania i wnioski, które spływają na skrzynkę szpitala monitoruje z kolei Diana Gawrońska – Zastępca Kierownika Biura Dyrekcji. Prowadzi również Centralny Rejestr Umów i Rejestr Skarg Pacjentów - jak podkreśla, to tylko nazwa, ponieważ w rejestrze znajdują się również wnioski i pochwały.

– Pacjenci zgłaszają się do nas z różnymi wnioskami, problemami szukając pomocy. Jest to duża część mojej pracy. Pośredniczę również w kontaktach zastępcy dyrektora ds. lecznictwa z personelem medycznym, administracyjnym, jak i również z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak np. Ministerstwo Zdrowia. Nadzoruję obieg dokumentacji związanej ze sprawami pacjentów i tej, która dotyczy spraw pionu medycznego jednostki. Opracowuję plan dyżurów lekarzy Centrum, publikuję komunikaty informacyjne dla pracowników oraz raportuję najistotniejsze dane zarządowi, które dotyczą funkcjonowania jednostki od strony medycznej. – tłumaczy Diana Gawrońska.

W skład Biura Dyrekcji wchodzi również Weronika Kopras. Jednym z wielu jej zadań jest dopilnowanie spotkań dyrektora WCO.

– Głównym moim zadaniem jest koordynacja kalendarza dyrektora szpitala – umawianie spotkań, zarządzanie czasem pracy. Ale również obsługa korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, dbanie o terminowy obieg dokumentów - mówi Weronika Kopras – asystentka dyrekcji.

Pani Weronika zajmuje się również publikowaniem treści związanych z bieżącymi wydarzeniami dotyczącymi działalności Centrum oraz jego funkcjonowaniem. To do niej należy publikowanie informacji na Facebooku i na stronie internetowej szpitala.

Zupełnie inne, równie ważne, zadania ma pani Dominika Kordys.

– Moją działką są w większości sprawy związane z katedrą Uniwersytetu Medycznego, której kierownikiem jest dyrektor. To są m.in. kwestie związane z umowami, rozliczanie pensum, kontakt ze studentami, granty. – wylicza Dominika Kordys – asystentka dyrekcji.

Oprócz tego, pani Dominika pomaga także w redakcji pisma naukowego wydawanego przez Wielkopolskie Centrum Onkologii.

Pracownicy administracji odpowiadają w dużej mierze za komunikację wewnętrzną pomiędzy poszczególnymi poradniami i specjalistami. Pracownicy administracyjni WCO zapewniają także wsparcie w zakresie działalności naukowej i dydaktycznej.

Obejmują one inicjatywy edukacyjne, m.in. organizację konferencji naukowych, szkoleń dla lekarzy oraz pozostałych pracowników szpitala. Aktywności w tym zakresie, przekładają się na kształcenie kadr i świadczą o stałym rozwoju Wielkopolskiego Centrum Onkologii. To co jest warte podkreślenia, to fakt, że Biuro Dyrekcji współpracuje ze wszystkimi działami administracyjnymi szpitala, aby wspierać działanie całej placówki.

Na przestrzeni ostatnich lat administrowanie tak dużym obiektem, jakim jest Wielkopolskie Centrum Onkologii, który posiada swoje filie w Pile i w Kaliszu oraz nieruchomości w kilku lokalizacjach w Poznaniu stało się nie lada wyzwaniem.

- Pracownicy Działu Administracji posiadają szerokie kompetencje, specjalistyczną wiedzę w zakresie m.in. środków trwałych, podatków od nieruchomości, gospodarki odpadami oraz inwentaryzacji. Aktywnie włączają się również w inne obszary działalności placówki i z dużym zaangażowaniem wykonują swoje obowiązki oraz podnoszą swoje kwalifikacje na szkoleniach. – podkreśla mgr Justyna Krupecka – Frąckowiak, Kierownik Działu Administracji. 

Od 2004 r., czyli od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej, Kierownik Działu Administracji zaangażowany jest także w pracę nad dużymi projektami inwestycyjnymi finansowanymi ze środków unijnych oraz w przygotowywanie wniosków oceny inwestycji w sektorze zdrowia. Od 2020 roku w ramach Działu Administracji prężnie działa Koordynator ds. Dostępności, który odpowiada za wsparcie osób z niepełnosprawnościami w dostępie do usług świadczonych przez Centrum. Jest również Społeczny Inspektor Pracy, który reprezentuje interesy wszystkich pracowników i wybierany jest przez zakładowe organizacje związkowe.

Kolejnym obszarem wspierającym działalność Wielkopolskiego Centrum Onkologii jest Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, który odpowiada za dokonywanie zakupów wyposażenia, sprzętu medycznego, leków i innego niezbędnego asortymentu zapewniającego ciągłość świadczenia usług leczniczych WCO. Przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych odbywa się w oparciu o przepisy prawa, w szczególności Ustawy Prawo zamówień publicznych i jej akty wykonawcze.
– Ścisła współpraca  Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia z komórkami merytorycznymi oraz użytkownikami, gwarantuje najlepszą jakość dostaw, usług i robót budowlanych, a także umożliwia uzyskanie najlepszych efektów realizowanych zamówień z korzyścią dla procesu leczenia pacjentów. – wskazuje Ewa Dąbrowska, zastępca Kierownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.

Wsparcie działalności WCO zapewnia także Kancelaria, której pracownicy gwarantują profesjonalizm organizacyjny, dzięki wiedzy i wieloletniemu doświadczeniu. Kierowcy, bo to oni są między innymi zatrudnieni w Kancelarii, zapewniają dostawę towarów do filii WCO w Pile i w Kaliszu.

– Posiadają oni wszystkie niezbędne uprawnienia do realizowania tych zadań. Wśród materiałów, które dostarczają do ośrodków zamiejscowych są na przykład leki tworzone w aptece w WCO w Poznaniu, ale są to także inne materiały niezbędne do funkcjonowania placówek, przekazywane przez pozostałe komórki organizacyjne. – wyjaśnia Wioleta Kołodziej, Kierownik Kancelarii WCO.

Lista zadań, nad którymi czuwają pracownicy administracyjni Wielkopolskiego Centrum Onkologii jest bardzo długa. Zajmują się sprawną organizacją codziennej pracy całej struktury szpitala, w tym prowadzeniem korespondencji, pośredniczeniem w kontaktach między personelem i interesantami, załatwianiem spraw związanych z delegacjami, organizowaniem zebrań, konferencji naukowych, konferencji prasowych, zajęć dydaktycznych prowadzonych na terenie WCO oraz opracowywaniem planu dyżurów lekarzy Centrum. Administracja WCO to ponad 100 wyspecjalizowanych pracowników, którzy na co dzień działają na zapleczu. Bez nich szpital nie mógłby funkcjonować.